GTD：用智能手机帮助我们更有效率地工作和生活

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GTD：Getting　things　done（时间管理 ）




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时间管理
　　人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。
如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。
　　这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD，这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。
　　GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。
　　重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

　　时间管理是什么

　　●将事情整理得有条有理的方法。
　　　如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。
　　●将事项组织化
　　　将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。
　　●将任务化成工作清单
　　　将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。

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最难得末过于开始。大家都是新手的话，一起来吧！
不用什么特别的软件，甚至palm。一张纸，一根笔足以。。。

step 1
写下你心里所有的事情。。。注意，是所有的哦。。。详细到什么程度呢。。。看看偶都写下了什么吧。。。

1 关于删除014那张表的相关文档修改
2 请求机能的test和review
3 昨天那个sunglasses的眼镜店很不错，rudyprodection也很全的说。。。
4 查父亲的mail
5 偶是不是不能免俗，也要装个bugme什么的？
6 蜀山偶还没有看完。
7 lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca.
8 昨天晚上的那个馆子气氛不错，但是旁边的两个人太能说了。。。
9 下周取眼镜
10 计划夏休的旅行
。。。。

偶第一次列了20多项偶。
为什么强调要全写下来呢？
因为，总是装着太多的事情是无法高效率的工作的。
最高效的工作方式就是认真做好当前的工作。那么，偶们既要集中精力，又要不忘掉别的事情，怎么办？那就把要做的事情写下来好乐，一件一件的办。
少写一些事情无益于让你的大脑解放出来专注于当前的工作。

step2
然后，就到了分类，不用什么软件，纸和笔就好了。
先分成4类再说。。。

1 垃圾
。。。没什么价值的东西。比如 [8 昨天晚上的那个馆子气氛不错，但是旁边的两个人太能说了。。。]忘掉吧。

2 将来的打算
比如。[7 lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca. lieca.]，先放着吧。。。。。钱呀。。。555

3 信息，或者资源
比如[3 昨天那个sunglasses的眼镜店很不错，rudyprodection也很全的说。。。]

4 近期可以执行的事情
比如
1 关于删除014那张表的相关文档修改
2 请求机能的test和review
4 查父亲的mail
5 偶是不是不能免俗，也要装个bugme什么的？
6 蜀山偶还没有看完。
7 写个关于gtd的贴字讨论一下
9 下周取眼镜
10 计划夏修的旅行
等等。。。


step 3
很简单吧。。。接下对于[4 近期可以执行的事情]，来还是分类。。。

分成3类。2分钟内可以干完的，单步事项，和多步事项。把他们看作4的子类吧。。。
4-1． 2分钟内可以干完的
比如[4 查父亲的mail]
那就干吧。别放着了。
这虽然单独提出了一个分类，但是并没有让你建立管理并且维护这个分类的意思，为两分的事情不值得呀。。。

4-2．单步事项
你一个人，拿过来就可以一直干完的。如果你还需要等别人的结果，那就不行；如果你还要去别的地方再拿个东西，那也不行。
单步事项的例子。。。
1 关于删除014那张表的相关文档修改
2 请求机能的test和review
7 写个关于gtd的贴字讨论一下
9 下周取眼镜

4-3 就是多步事项乐。。。
5 偶是不是不能免俗，也要装个bugme什么的？
6 蜀山偶还没有看完。
10 计划夏修的旅行

他们的共同特点就是不能由你一个人决定，或者要分解成多步在不同的时间和地点完成。

现在好了，偶们把近期可以执行的事情分好类乐。。。
4-1就赶快干吧。
4-2再分类。。。
有具体时间安排的，记入datebook，偶用datebk5，所以偶全部建立为appointment。比如[9 下周取眼镜]
没有具体时间安排的，需要找时间干的，记入to do 或者floating event。
比如[7 写个关于gtd的贴字讨论一下]

4-3 就是多步事件乐，他一般都是比较麻烦的。。。比如
[10 计划夏修的旅行]
首先需要确定时间，然后选择备选目的地，并且搞清签证问题，然后和女朋友讨论，然后准备计划，阅读相关说明，并且准备信用卡，定机票，hotel。。。最后打包出发。。。
怎么办？这个就需要用到一些工程管理软件乐似乎，不过偶的这些多步事项一般是比较简单的，所以，偶就用datebk5里面的项目，再加上memo解决了。
说不定偶需要试一试其他软件？嗯，这个想法要记下来，应该是4-3吧。等有时间分解成单独的步骤实现。1调查2download 3相关使用经验。。。等等。

终于快完乐。。。总结一下

好乐，现在
[1 垃圾]偶们忘掉了。
[2 将来的打算]放进memo乐。。。不是意味着你就不看乐。后面还要说道，怎么处理这个类别的说。。。
[3 信息，或者资源]也记下来了。偶是安排到jfile里面的。
[4 近期可以执行的事情]，无论单步还是多步，偶都安排到datebk里面乐。。。（你可以用别的管理，强大的软件，甚至仅仅是纸和笔。。。）

没有什么遗漏吧。。。基本上，偶们可以按部就班的干了。。。但是还没有很完善，不过今天先到这里。。。

其实写乐这么多，你可能已经发现了，gtd最基本的技巧很简单，就是分类。

上面基本上是按照时间和类型分得类。等到了具体实现，gtd又提出了一个新的分类

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执行之前，先看看是不是分好类乐。。。
http://www.tompda.com/bbs/displa ... amp;forumID=1692463

想象一下，如果你有一个聪明美丽的女秘书，他替你安排所有的事情，那么，在你进入办公室的时候，他会告诉你，你们家的地板该擦一擦了吗？
不会，他会给你安排办公室里面该做的事情，下班回家之后，他才会说地板的事情。否则，你会在办公室里面无谓的因为家里的地板而心烦。

ok，偶们是穷人，或者女朋友or老婆不容许，偶们只好把聪明美丽的女秘书换成palm带在身边。即使偶们不要求长相和身材乐，最低限度，他应该知道擦地板这事不要在办公室里提。

上面已经说道，偶们已经把单步和多步事项放到datebk或者别的列表里面乐。下面偶们要做的就是执行。。。而执行的关键在于，在合适的地方，做合适的事。
重新翻开偶们的[4近期可以执行得事项]吧。看看他们适合在哪里做？
[6 蜀山偶还没有看完。]需要在家里把书copy到pda上。看的话，哪里都可以。
[9 下周取眼镜]呢？下班路上。
[1 关于删除014那张表的相关文档修改] 当然是在办公室。
[10 计划夏修的旅行]，偶们必须先分解之后，才能确定执行的地点。
[10-1 备选目的地]在办公室，或者家里。
[10-2 和女朋友讨论]还是在家吧
[10-3 然后准备计划] 在办公室，或者家里。下班路上也行呀。
。。。

ok，偶们就吧上面列出来的地点做到事件的分类当中去吧。遗憾的是，datebk5不支持分类的多项选择，这样的话，一些适合在很多地方做的事情无法很好的描述。。。而Ppc2003自带的那个date就可以。。。。
偶有一个苯办法对付，就是如果是多个分类的话，复制一下，再改个分类。。。
另外一个办法是建立一些互相重叠的地点分类。（不过不推荐这么用。。。）

真正执行的时候，偶们知需要看看自己在什么地方，然后选择相应的分类，ok，你应该知道你有什么事情可干了。

看看办公室这个分类偶都过滤出了什么事。。。好像挺忙的说。。。。

1 关于删除014那张表的相关文档修改
2 请求机能的test和review
7 写个关于gtd的贴字讨论一下
5 偶是不是不能免俗，也要装个bugme什么的？之 网上调查
10 计划夏修的旅行。之 网上调查目的地

//20040913 add{
在这里找一个开始做吧。。。但是，选哪个做最好呢？？？

要做出好的选择，偶们首先应该搞清下面的问题。。。
什么造成低效率？
相信大家都能举出一些例子。。。
背着脚架爬上山顶，赶在落日之前架好之后，却发现没带球台。
本来好不容易改了程序，兴冲冲的想去看结果，结果发现服务器这时候正好重起。
或者很忙的一天之后，又翻出以前一直没有过的推箱子。
以上的种种例子都毫无疑问的造成了低效率，本来可以在一天内完成的几件事，因为这种倒霉的“巧合”，不得不在几天后才能做完。
而如果偶们分析一下这些巧合，就会发现，如果想如GTD的理想目标那样，“象流水一样的”完成工作，那么我们要考虑以下几点。

1 条件是否具备？
所谓条件是一个很广泛的概念。所以也很难保证。不过好在其实GTD的系统“天生的”为我们解决了很多这方面的问题。
还记得上面说的吧。。。GTD对于下一步是按地点分类的。而地点是条件中最重要的因素。可以在一个地方做，却不能其他地方做的事情太多了。但是，只要把下一步放入你的GTD系统，地点就不应该成为问题了。因为在从inbox里面拿出来的时候，已经考虑了。
还有就是GTD关于下一步的定义（具体的内容会追加在“基本问题”里面），他决定了你对于一件事情的安排，将到一个很细很微观的层次，那样，象忘带球台这种事，也在把事情从inbox拿出来的时候，解决了。

2时间是否合适？
条件方面偶们拣了个便宜，而下一个问题就没有现成的答案了。
在决定下一步的时候，要考虑时间是不是够用。如果离服务器重起就有30分钟了，那么现在开始改程序还不如出去聊聊天呢。
但是要知道时间上的判断也是会出错的。我也不知道如果去吃顿水煮鱼会花掉1个小时还是两个小时。
因为虽然有些未知情况是我们可以控制的，比如馆子是不是有地。先打个电话定下来就好了。而有些则很难预料，比如路上会不会堵车。
那么我个人的话，在情况未知的时候，喜欢做最保守的估计。会浪费掉时间嘛？不会很多的。如果吃完了饭，却离约定的会议时间还有1个小时，我可以玩玩pda嘛。。。这样总要好过匆匆忙忙的吃了饭，还误了会议。
当然有的时候你会面对压力，让你不得不做出一些在你控制能力边缘上的保证。而我的经验是，你要有说“不”的勇气。有一些冒险也许值得尝试，而大多数最好干净的拒绝。只要你有长久而稳定的表现，拒绝一些无理的时间表不会影响你的评价，却能给你带来宝贵的时间。

3 精力能不能胜任？
我们的精力总是有高潮和低谷。比如昏昏欲睡的夏日午后，如果我翻出bug一览来看，肯定是自寻烦恼。而如果是一个无所事事的周三早上，情况就会完全不同。
在面对下一步的列表时，精力也是必须要考虑的因素。
很忙的一天过后，再去网上卷入一场激烈的争论……

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ok，偶们已经分好类乐。。。
并且，也执行了一部分事情了。。。


现在可以安心的发呆乐吗？。。。不，别忘了偶们执行的仅仅是[4近期可以实现得事情]。。。偶们还有长远计划，还有收集的信息，或者资源躺在memo里面呢。
而且，一个真正好的方式肯定少不了不断的评价和调整。

所以，偶们还有很重要的步骤需要做，就是review。叫回顾或者什么的吧。。。
gtd建议每周和每天都要review。
偶的体会是，每天的review主要是对变化做出调整，比如今天的预定改在下周乐，某象计划取消了，因为今天的一些变化，后面的某些预定需要调整。。。

比如偶收到了一封mail说下周3的会议改在下午乐，当天review的时候偶就会发现，那么关于一个机能测试就要受影响。加班？还是推倒明天？一看，周4比较轻松嘛。。。那就不加班乐。。。推倒明天好乐。。。

每天的review，基本上是一些日常的维护工作。如果想让你的pim系统长期而有效的运转，每天花上10分钟整理是很重要的。

而每周的review需要一个很安静的地方，并且要比较长的时间。偶个人主要做两方面的事情。。。

1 一个是回顾和评价，并且调整
看看这一周你都干了些什么，什么事做的很好，什么事一团糟。问题出在哪里？以后要注意什么等等。
比如，为什么上一个项目出了很多问题？交流上似乎不足？自己是不是需要在电话指示之后，在追加一个mail？
自我批评很难的。但是结合已经有了的实际教训，并且又在每人知道的情况下偷偷进行，多少会容易些。

当然，这种检讨也包括gtd方式本身。如果他在这一周出过什么问题的话。。。比如你发现离开办公室的时候，忘了发一封mail回家，致以于某些事情在家里没有办法继续。而你很可能会想出几种对策，并且都试了试。每周review的时候就是选择一种最有效的方式，并且用她来改善gtd的时候了。最后，偶决定在地点中，追加乐一个离开办公室的分类。。。

2 一个是长远计划和现在的结合。
有很多长远计划静静的躺在你的memo里面，到了某一天，他们会忽然变得非常现实并且触手可及。为了机会来临的时候，你不把他忘掉，你就需要每隔一段时间review一下长远计划。
记得偶有一个长远计划是完成padi潜水课程。他静静的躺在memo里面很长时间了，直到一天，偶得到了一个月的假期，于是翻开偶的长久计划看到了他，正好现在是海水最清的季节嘛。。。正好还来的急准备机票嘛。。。于是这个长远计划就变成了近期可以执行的多步计划，并且被分解为具体的步骤列入datebk乐。。。呵呵，美梦就这样成真乐。。。

不过像这种美梦忘掉是很难的，而一些象开始学某们语言之类的事情，你就需要认真的下决心，并且仔细的考虑和计划。周末来做这种事再合适不过了。

不过偶认为每周的review实际上并不是必须的，改成每个月一次也很好，而有大的变故的时候，毫无疑问也需要仔细考虑一次。

//add 20050121
我统计了一下过去几个月来的review内容，发现，我根本无法保证weekly review的时间。。。我们似乎都是天生的收集好手，但是对于review，却总是重视不足。

无奈之下，weekly review的范围背大大的缩小了。。。但是我相信，一个合格的weekly review非常重要，所以，偶准备把review的范围再整理一下，首先明确内容。

Review的范围

dayily review:
毫无疑问应该包括
1.        inbox
2.        next actions list，
3.        waiting for list，
4.        行事历，
5.        还有你当天收集的一些纸片什么的，账单，随手记下的东西。
差不多够了吧。当然我还要检查我的mail。还有登陆工作日程。。。希望你在一个管理没有这么严格的地方工作。。。

weekly review
虽然叫做weekly review，我怀疑是不是大家都能做到每周都做下面者末多事情。。。反正我是不行。。。
1．        收集的各种纸面材料，会议记录等等
2．        Review projects list
3．        收集的参考资料，各个项目的背景资料等等
4．        Review someday maybe list
总之就是所有的电子的，纸面的没有纳入GTD系统的内容。电子邮件，杂志，信件，新接受的计划，平时保存的文章。。。这个工作我个人至少要花半天的时间才能够用。
除了前面举过的关于每周review的两个方面以外，很多时候，weekly review变成了整理分类，者追加行动项目。

Occasionally review
这个时经常被GTDers忽略的项目，但是GTD里面，对于它的内容和实施方法，也语焉不详。
我个人觉得最适合做这种review的时刻，是你将要做出很重大得决定的时候。当你知道，你的生活将会因此而改变的很多的时候。

我经常在做重大决定是缺乏充分的思考，一般都是很快的决定，事后却又漫长的反省。。。我一生中几乎最重要的4个决定。。。都是在一瞬间做出的，并且缺乏足够的讨论和思考。
现在我知道，我做错了一个。。。还算幸运。

号号

先帖一些，回头慢慢整理。

海浪

发烧号

小彭

发骚号..

换机吧...你的屏不行....

大海

支持号号换机，找个换机的理由确实不容易，换吧，我和小彭都换了。

米卡

大海换啥鸡了？？

小马哥

号号最绝的是将玩上升到理论层次////